会議の前に議事録を完成させる
議事録を素早く書くテクニックに、「議事録ドリブン」という方法があります。会議中に議事録を書いてしまい、会議終了時点では参加者全員の合意がとれた議事録を完成させるという手法です。
この「議事録ドリブン」をさらに進化させて、特に自分が主催したものに関しては、先に議事録を作成してしまうというテクニックを紹介します。これは、過去に記事として書いた「実験まとめテンプレート」に通じるところがあります。定例会でないのならば、なぜこの打ち合わせが開催されたのかの「背景」と「目的」を書き、さらに、議題を書いていきます。比べてみると実験まとめテンプレートと形式が大変よく似ていることが分かります。
先に議事録を作成してしまうことのメリットは？
ー議題がすでに明文化されているために、話が脱線しなくなる。
ー自分が話したいことを漏らさず話すことができ、打ち合わせで新しく出てきた質疑応答に集中することができる。
ー出席者としても、どのような打ち合わせになるのかが予想でき、空欄なっているところを埋めることが目的なのだということで、協力してもらいやすくなる。
ー打ち合わせ後には、議事録がほとんど出来上がっているので、体裁を整えてすぐに回覧を進めることができる。
・打ち合わせの内容を忘れないうちに回覧者が確認できる。
・打ち合わせで出てきたアクションアイテムを早急に着手することができる。
議事録の作成は、人それぞれアイディアあって、改善の余地がたくさん残っていると思われます。みなさんのアイディアもぜひ教えてください。
